Notion AIを活用したチームドキュメント作成・要約・アイデア出しの効率化
はじめに
チームで業務を進める上で、ドキュメント作成、会議議事録の要約、ブレインストーミングによるアイデア出しといったテキストベースの作業は不可欠です。これらの作業は多くの時間を要し、生産性低下の一因となることがあります。Notionに搭載されたAI機能は、こうしたテキスト関連のワークフローを効率化し、チームの生産性向上に貢献する可能性を秘めています。
本記事では、Notion AIの基本的な機能に触れつつ、特にチームでのドキュメント作成、既存情報の要約、新しいアイデアの発想といった側面に焦点を当て、Notion AIをいかに効果的に活用してこれらの作業を効率化できるかについて解説します。Notionを半年以上利用し、チームでの情報共有やプロジェクト管理をより効率化したいと考えている読者の方々が、Notion AIを日々の業務に組み込む上での具体的なヒントを提供できれば幸いです。
Notion AIの基本機能とその活用シーン
Notion AIは、既存のテキストコンテンツに対して様々な処理を行ったり、新しいテキストをゼロから生成したりする機能を提供します。これらの機能は、特定のテキストブロックやページ全体、あるいはデータベースプロパティの入力候補として利用できます。
主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
- 文章の生成: ブログ記事、プレスリリース、詩、ToDoリストなど、指定されたトピックや条件に基づいた文章を作成します。
- 要約: 長文のページやブロックを短く要約します。
- 言い換え: 既存の文章を別の言葉で表現し直します。
- 推敲: 文章のトーンを変えたり、より簡潔にしたり、専門用語を易しくしたりします。
- アイデア出し: 特定のテーマについてブレインストーミングを行い、アイデアをリストアップします。
- アクションアイテムの抽出: 議事録などから次のアクションや担当者を抽出します。
- 翻訳: 指定された言語に翻訳します。
- スペル・文法チェック: 文章の誤りを修正します。
これらの機能は、チームでの以下のような多様なシーンで活用できます。
- 会議議事録: 長い議事録を自動で要約し、重要な決定事項やアクションアイテムを素早く把握する。
- プロジェクト計画: プロジェクトの概要を入力し、計画書のアウトラインやブレインストーミングを手伝ってもらう。
- コンテンツ作成: ブログ記事、社内Wiki、メールマガジンなどのドラフト作成、構成案検討、言い換えによる表現改善。
- 情報共有: 既存ドキュメントの要約を添付し、内容理解を促進する。
- アイデア壁打ち: 新規企画や問題解決のアイデア出しにおいて、AIを壁打ち相手として活用する。
ドキュメント作成ワークフローにおけるNotion AIの活用
チームで協力してドキュメントを作成する際、Notion AIは様々な段階で効率化を支援できます。
1. アウトライン・構成案の作成
新しいドキュメント、例えば提案書や仕様書を作成する際、ゼロから構成を考えるのは時間がかかることがあります。Notion AIは、テーマや目的に沿ったアウトライン案を迅速に生成できます。
例えば、新しいプロジェクトの提案書を作成する場合、以下のようにAIに指示を出すことができます。
[ドキュメント全体を選択]
AIに依頼: このプロジェクト概要に基づいて、外部提出用の提案書のアウトラインを作成してください。ターゲットは潜在的なクライアントです。以下の項目を含めてください：背景、目的、プロジェクト内容、成果物、スケジュール、体制、費用、期待される効果。
生成されたアウトラインをベースに、チームで内容を具体化していくことで、初期段階の時間を大幅に短縮できます。
2. ドラフト作成と表現の改善
アウトラインに沿って本文を記述する際、AIに特定のセクションのドラフト作成を依頼したり、既に書いた文章の表現を改善したりできます。
- 特定のセクションの生成: 特定の機能説明や背景記述など、情報がある程度整理されている部分のドラフト作成を任せる。
- 文章の言い換え・推敲: 作成した文章が冗長な場合や、より専門的な、あるいはより分かりやすいトーンにしたい場合に、AIに言い換えや推敲を依頼する。
[特定の段落を選択]
AIに依頼: この段落をより簡潔にしてください。
[特定の段落を選択]
AIに依頼: この段落のトーンを、より公式なビジネス文書のトーンに変更してください。
これにより、文章作成にかかる負荷を軽減し、内容の質を高めることに集中できます。
3. 会議議事録からの情報抽出
会議中にNotionページに記録した議事録から、後で重要な情報やアクションアイテムを抽出する作業は、Notien AIが最も得意とする領域の一つです。
会議終了後、議事録ページ全体を選択し、AIに以下のような指示を出します。
[議事録ページ全体を選択]
AIに依頼: この議事録の主要な決定事項を要約してください。
[議事録ページ全体を選択]
AIに依頼: この議事録から、具体的なアクションアイテムと担当者をリストアップしてください。
これにより、長時間の会議議事録を全て読み返すことなく、チームとして次に行うべきことを素早く把握できます。
既存情報の要約と共有の効率化
チームで共有されている既存のドキュメントやリソース（調査レポート、競合分析、過去の議事録など）を理解する際、全体を読み込むには時間がかかります。Notion AIの要約機能を活用することで、情報共有の効率を大幅に向上させることができます。
1. 長文ドキュメントのクイック要約
チームメンバーが新しいドキュメントの内容を短時間で把握する必要がある場合に、Notion AIで生成した要約を添えて共有します。
[長文の調査レポートページを選択]
AIに依頼: このページの内容を5行程度で要約してください。
この要約をドキュメントの冒頭に配置したり、共有する際にメッセージに含めたりすることで、情報にアクセスするメンバーはまず要約を確認し、必要に応じて詳細を読むという効率的なフローを確立できます。
2. データベース内のテキスト情報の要約
特定のデータベースプロパティに格納された長文のテキスト（例: 顧客からのフィードバック、調査回答、プロジェクトの進捗メモなど）を一覧で把握したい場合にも、Notion AIは役立ちます。
データベースのプロパティタイプとしてNotion AIを選択し、既存のテキストプロパティの内容を要約する設定を行うことで、データベースビュー上で各項目の要約を並べて表示できます。
例えば、「顧客フィードバック」データベースで、フィードバック内容が長文のテキストプロパティに入力されている場合、新しいAIプロパティを作成し、「[フィードバック内容]プロパティを要約する」という指示を設定します。
これにより、フィードバック一覧ビューで各フィードバックの要約を瞬時に確認でき、全体の傾向把握や重要なフィードバックの特定が容易になります。
アイデア出しとブレインストーミングの効率化
新しい企画の立案や問題解決のためのアイデア出しは、チームでの協業が重要なプロセスです。Notion AIは、このブレインストーミングの初期段階や行き詰まった際に、新たな視点やアイデアの種を提供することで貢献できます。
1. 特定のテーマに関するアイデアリスト生成
ブレインストーミングセッションの前に、Notion AIに特定のテーマに関するアイデアリストを生成してもらい、議論の叩き台とすることができます。
例えば、新しいマーケティングキャンペーンのアイデア出しを行う場合、以下のようにAIに依頼します。
AIに依頼: [製品名]の新しいマーケティングキャンペーンのアイデアを10個リストアップしてください。特にソーシャルメディアを活用した斬新なアイデアを求めています。
生成されたリストをチームで共有し、それぞれのアイデアについて深掘りしたり、組み合わせたりすることで、より活発な議論を促すことができます。
2. 問題解決のための多様な視点提案
特定の課題に対して、解決策のアイデアがなかなか出てこない場合、Notion AIに多様な視点からの解決策を提案してもらうことができます。
AIに依頼: [具体的な課題]を解決するための、技術的なアプローチ、ビジネスモデルの変更、組織文化の改善といった異なる観点からのアイデアを提案してください。
AIは既存の知識やパターンに基づいて様々な角度からのアイデアを生成するため、人間の思考では思いつかないような視点を提供してくれることがあります。
Notion AIをチームで活用する上での運用ポイント
Notion AIをチームで効果的かつ安全に活用するためには、いくつかの運用上のポイントを考慮する必要があります。
1. AI生成情報の正確性の確認
Notion AIが生成する情報は、学習データに基づいていますが、常に正確であるとは限りません。特に事実に基づいた情報や技術的な内容については、必ず人間の目で確認し、必要に応じて修正・加筆を行うプロセスをチーム内で徹底することが重要です。AIを「最終回答者」ではなく、「強力なアシスタント」として位置づける認識を持つ必要があります。
2. 機密情報・個人情報の取り扱い
Notion AIに機密情報や個人情報を含むテキストを処理させる際は、その情報がどのように利用されるか、セキュリティ上のリスクはないかなどを十分に理解しておく必要があります。Notionのセキュリティに関する公式情報を確認し、チーム内でガイドラインを設けることを推奨します。重要な機密情報を含むドキュメントでは、AIの使用を制限することも検討するべきかもしれません。
3. 生成スタイルの標準化
Notion AIは指示の出し方によって生成されるテキストのスタイルや内容が大きく変わります。チーム内でNotion AIを活用する目的や、生成したいドキュメントのスタイルがある程度定まっている場合は、効果的な指示プロンプトの例を共有したり、特定の用途に特化したテンプレートを作成したりすることで、生成結果のばらつきを減らし、チーム全体での活用効率を高めることができます。
まとめ
Notion AIは、ドキュメント作成におけるアウトライン生成、ドラフト作成、表現改善、議事録からの重要情報抽出、既存情報の効率的な要約、そしてブレインストーミングにおけるアイデア出しといった、チームのテキスト関連ワークフローの多くの側面で効率化を実現する強力なツールです。
Notion AIをチームに導入する際は、その活用シーンを明確にし、生成情報の正確性確認や機密情報の取り扱いに関するチーム内のルールを確立することが重要です。AIを単なる自動化ツールとしてではなく、チームメンバーの創造性や生産性を引き出すための「アシスタント」として捉え、日々の業務に段階的に組み込んでいくことで、チーム全体の効率化と情報共有の活性化に繋げられるでしょう。
Notion AIの機能は今後も進化していくことが予想されます。チームのワークフローにNotion AIを積極的に取り入れ、その活用方法を継続的に探求していくことが、更なる効率化を実現する鍵となります。